Acabas de contratar una agencia de marketing y lo primero que te piden son accesos. Es normal: sin datos de Search Console, Analytics o Google Ads, cualquier estrategia es una suposición.
La buena noticia es que no tienes que compartir ninguna contraseña. Cada herramienta permite añadir a la agencia como usuario, con el máximo nivel de permiso, y quitarlo cuando quieras. En esta guía te explicamos cómo hacerlo, herramienta por herramienta.
Antes de empezar: tres reglas
- Tu empresa siempre es la propietaria. Las cuentas deben estar creadas con un email corporativo vuestro, nunca con el de la agencia ni con el de un empleado que pueda irse.
- Da acceso a un email nominal. Pide a la agencia la dirección exacta (suele ser un Gmail o Google Workspace del equipo) y añade siempre la misma.
- Da siempre el máximo nivel de permiso. Administrador o propietario, según la herramienta. Con permisos limitados, la agencia no puede vincular Analytics con Google Ads, publicar etiquetas, verificar el dominio ni crear integraciones, y cada bloqueo retrasa el proyecto días o semanas. El máximo permiso no te quita la propiedad: puedes retirarlo cuando quieras.
Qué accesos necesita tu agencia según el servicio
No hace falta darlo todo el primer día: solo lo que necesita cada servicio contratado.
| Servicio | Accesos necesarios |
|---|---|
| SEO y SEO para IA (GEO) | Search Console, Analytics 4, Business Profile, web (CMS) y DNS del dominio |
| Google Ads y Paid Media | Google Ads, Merchant Center, Tag Manager, Analytics 4 y gestor de cookies |
| Redes sociales y Ads sociales | Meta Business, LinkedIn y YouTube |
| Diseño web y ecommerce | CMS (WordPress, Wix, Shopify o PrestaShop), hosting, dominio/DNS y Cloudflare |
| Analítica y CRO | Analytics 4, Tag Manager y Looker Studio |
| Automatización, CRM e IA | Holded, HubSpot, GoHighLevel, Brevo o Mailchimp |
1. Google Search Console
Search Console muestra por qué búsquedas aparece tu web en Google y qué errores impiden que se indexe. Es la primera herramienta que revisa cualquier agencia SEO.
Para dar acceso tienes que ser propietario de la propiedad.
- Entra en Search Console y selecciona la propiedad de tu web.
- En el menú lateral, ve a Configuración → Usuarios y permisos.
- Haz clic en Añadir usuario.
- Escribe el email de la agencia.
- Elige el permiso y pulsa Añadir.
Qué permiso dar: Propietario. Es el nivel más alto: permite ver todos los datos, enviar sitemaps, validar errores, gestionar vinculaciones con Analytics y Google Ads y usar las herramientas de cambio de dominio o retirada de URLs.
2. Google Analytics 4
Analytics 4 mide qué hacen las visitas en tu web: de dónde llegan, qué páginas ven y cuántas acaban en un formulario o una llamada. Sin acceso, la agencia no puede saber qué canal te trae negocio.
Puedes dar acceso a toda la cuenta o solo a una propiedad. Si tienes una sola web, da acceso a la propiedad.
- Entra en Google Analytics y pulsa el icono de rueda Administrar (abajo a la izquierda).
- En la columna de la propiedad, haz clic en Gestión del acceso a la propiedad (o a la cuenta si quieres dar acceso a todo).
- Pulsa el botón + y elige Añadir usuarios.
- Escribe el email de la agencia y marca Notificar a los nuevos usuarios por correo.
- Elige el rol y pulsa Añadir.
Qué rol dar: Administrador. GA4 tiene cinco roles, de más a menos permisos. Recomendamos siempre el más alto, a nivel de cuenta:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador (recomendado) | Todo: eventos, conversiones, audiencias, vinculaciones con Google Ads, Search Console y BigQuery, y gestión de usuarios |
| Editor | Configurar la propiedad, sin gestionar usuarios |
| Marketing | Crear audiencias y conversiones para campañas |
| Analista | Crear informes y exploraciones |
| Lector | Solo ver informes |
3. Google Tag Manager
Tag Manager es el gestor de etiquetas: permite instalar el código de Analytics, Google Ads, Meta o LinkedIn y medir formularios, clics en el teléfono o descargas de catálogo sin tocar la web.
- Entra en Tag Manager y abre tu cuenta.
- Ve a la pestaña Administrar.
- En la columna de la cuenta, haz clic en Gestión de usuarios.
- Pulsa + → Añadir usuarios y escribe el email de la agencia.
- En Permisos de la cuenta elige Administrador.
- En Permisos del contenedor, activa el contenedor de tu web y elige el nivel.
- Pulsa Invitar.
Qué permiso dar: Administrador de cuenta y Publicar en el contenedor. Es el nivel más alto: la agencia puede crear, probar y publicar etiquetas, y gestionar los entornos y usuarios sin esperar a nadie.
4. Google Ads
En Google Ads lo habitual no es añadir un usuario, sino vincular tu cuenta a la cuenta de administrador (MCC) de la agencia. Así la agencia gestiona las campañas y la facturación sigue a tu nombre.
- Pide a la agencia el ID de cliente de tu cuenta (diez dígitos, arriba a la derecha) o dáselo tú.
- La agencia te envía una solicitud de vinculación desde su MCC.
- En tu cuenta de Google Ads, ve a Administrador → Acceso y seguridad.
- Abre la pestaña Gestores, revisa la solicitud y pulsa Aceptar.
Si además quieres dar acceso a una persona concreta, en la misma pantalla, pestaña Usuarios, pulsa +, escribe su email y elige Administrador, el nivel más alto: permite gestionar campañas, conversiones, vinculaciones y usuarios.
5. Google Business Profile
La ficha de Google, que hasta finales de 2021 se llamaba Google My Business, es la que aparece en Maps y en las búsquedas con tu nombre. En B2B suma confianza y reseñas.
- Busca el nombre de tu empresa en Google con la sesión iniciada, o entra en business.google.com.
- Abre el menú de tres puntos del perfil y elige Configuración del perfil.
- Entra en Personas y acceso y pulsa Añadir.
- Escribe el email de la agencia, elige Propietario y pulsa Invitar.
No cedas el rol de Propietario principal: debe quedarse siempre en tu empresa.
6. Meta (Facebook e Instagram)
En Meta no se añade a cada persona de la agencia por separado: se añade a la agencia como socio desde el Business Manager. Así, cuando cambie alguien en su equipo, no tendrás que hacer nada.
- Pide a la agencia su ID de negocio de Meta.
- Entra en Configuración del negocio con tu portfolio empresarial.
- Ve a Usuarios → Socios y pulsa Añadir → Dar acceso a tus activos a un socio.
- Pega el ID de negocio de la agencia.
- Selecciona los activos a compartir: página de Facebook, cuenta de Instagram, cuenta publicitaria y conjunto de datos (píxel).
- Elige los permisos de cada activo y guarda.
Qué permiso dar: control total en todos los activos. Es el nivel más alto: la agencia puede gestionar campañas, publicar contenido, configurar el píxel y la API de conversiones, y verificar el dominio.
7. LinkedIn (página de empresa y Campaign Manager)
En B2B, LinkedIn es el canal donde están los decisores. Son dos accesos distintos.
Página de empresa:
- Entra en tu página como administrador y pulsa Ajustes → Administrar administradores.
- Pulsa Añadir administrador y busca el perfil de la persona de la agencia.
- Elige Superadministrador, el nivel más alto.
Campaign Manager (anuncios):
- Entra en Campaign Manager y abre la cuenta publicitaria.
- Ve a Administrar acceso desde el menú de la cuenta.
- Añade a la persona de la agencia con el rol Gestor de cuenta, el nivel más alto.
En ambos casos la persona de la agencia debe tener un perfil de LinkedIn activo; no se invita por email.
8. Tu web (WordPress)
Para mejorar el SEO on-page, la velocidad o crear landings, la agencia necesita entrar en la web. En WordPress se hace creando un usuario propio, nunca compartiendo el tuyo.
- Entra en el escritorio de WordPress (tudominio.com/wp-admin).
- Ve a Usuarios → Añadir nuevo.
- Escribe el email de la agencia y un nombre de usuario identificable (por ejemplo, agencia-artic).
- Elige el perfil Administrador, el más alto: permite instalar plugins, tocar la plantilla y optimizar la velocidad.
- Marca Enviar aviso al usuario y pulsa Añadir nuevo usuario.
Si la agencia también tiene que trabajar en el servidor (copias de seguridad, migraciones, velocidad), crea un usuario FTP/SFTP o de hosting aparte, nunca des el acceso principal del proveedor.
9. Holded o tu CRM
Si la agencia va a conectar los formularios de la web con ventas, o automatizar procesos, necesitará entrar en tu CRM o ERP.
En Holded, ve a Configuración → Usuarios, invita al email de la agencia y dale permisos de administrador. En ARTIC, como Holded Solution Partners, así podemos configurar módulos, automatizaciones e integraciones sin bloqueos.
10. Google Merchant Center
Si vendes productos online (recambios, material, suministros), Merchant Center es donde vive tu catálogo para Google Shopping y las campañas Performance Max.
- Entra en Merchant Center y abre el icono de rueda Configuración.
- Ve a Personas y acceso y pulsa Añadir persona.
- Escribe el email de la agencia.
- Elige Administrador, el nivel más alto: permite gestionar el feed, los programas y las vinculaciones con Google Ads.
- Pulsa Añadir.
Después, la agencia vinculará Merchant Center con tu cuenta de Google Ads.
11. Dominio, DNS, Cloudflare y hosting
Es el acceso que más se olvida y el que más bloquea. Hace falta para verificar el dominio en Search Console y en Meta, configurar el email (SPF, DKIM, DMARC), migrar una web o mejorar su velocidad.
- Registrador del dominio (DonDominio, Arsys, IONOS, GoDaddy…): muchos no permiten usuarios adicionales. Lo más seguro es que la agencia te envíe el registro DNS exacto y lo añadas tú, o hacerlo juntos en una videollamada.
- Cloudflare: ve a Gestionar cuenta → Miembros, pulsa Invitar, escribe el email de la agencia y elige el rol Administrador.
- Hosting (cPanel, Plesk o panel del proveedor): crea un usuario FTP/SFTP o un subusuario con acceso completo a la web y a sus bases de datos. Nunca des el usuario principal del contrato.
12. Otros gestores de web y tiendas online
Si tu web no está en WordPress, el proceso es igual de sencillo:
| Plataforma | Dónde se da el acceso | Permiso recomendado |
|---|---|---|
| Wix | Configuración → Roles y permisos → Invitar a personas | Administrador (copropietario) |
| Shopify | La agencia te envía una solicitud de colaborador; la aceptas en Configuración → Usuarios | Colaborador con todos los permisos |
| WooCommerce | Usuarios → Añadir nuevo (en WordPress) | Administrador |
| PrestaShop | Parámetros avanzados → Equipo → Añadir nuevo empleado | SuperAdmin |
En Shopify, el acceso de colaborador no ocupa una licencia de usuario de tu plan.
13. CRM y email marketing
Para que los leads de la web lleguen a ventas y se nutran con emails automáticos, la agencia necesita entrar en tu CRM o tu herramienta de email.
| Herramienta | Dónde se da el acceso | Permiso recomendado |
|---|---|---|
| HubSpot | Configuración → Usuarios y equipos → Crear usuario | Superadministrador |
| GoHighLevel | Subcuenta → Configuración → Mi equipo → Añadir empleado | Administrador |
| Brevo | Configuración → Usuarios → Invitar usuario | Administrador (todos los permisos) |
| Mailchimp | Perfil → Configuración → Usuarios → Invitar usuario | Admin |
Con permisos de administrador, la agencia puede conectar formularios, crear automatizaciones e integrar el CRM con la web y con Holded sin esperar a que alguien le habilite cada módulo.
14. Gestor de cookies (Cookiebot, CookieYes…)
Desde 2024, Google exige el Modo de consentimiento v2 para medir y hacer remarketing con usuarios de la Unión Europea. Si tu banner de cookies no está bien configurado, Analytics y Google Ads pierden datos.
En tu panel de Cookiebot, CookieYes o similar, ve a la sección de Usuarios o Equipo e invita al email de la agencia como administrador.
Checklist: accesos para tu agencia
Marca cada acceso a medida que lo concedas:
- Google Search Console: Propietario
- Google Analytics 4: Administrador de la cuenta
- Google Tag Manager: Administrador de cuenta + Publicar en el contenedor
- Google Ads: vinculación con el MCC de la agencia + usuario Administrador
- Google Business Profile (antes Google My Business): Propietario
- Meta Business: agencia añadida como socio con control total en página, Instagram, cuenta publicitaria y píxel
- LinkedIn: Superadministrador de la página + Gestor de cuenta en Campaign Manager
- Web (WordPress, Wix, Shopify o PrestaShop): Administrador
- Holded: Administrador
- Google Merchant Center: Administrador
- Dominio, DNS, Cloudflare y hosting: Administrador o usuario con acceso completo
- CRM y email (HubSpot, GoHighLevel, Brevo, Mailchimp): Administrador
- Gestor de cookies: Administrador
Errores frecuentes al dar acceso
- Compartir tu contraseña. Pierdes el control, saltan las alertas de seguridad y no sabrás quién ha hecho cada cambio.
- Que la cuenta esté a nombre de la agencia. Si un día cambias de proveedor, puedes perder años de datos de Analytics o el historial de Google Ads.
- Dar acceso a un empleado que ya no está. Antes de empezar, revisa quién tiene acceso y elimina a quien ya no lo necesite.
- Quedarse corto con los permisos. Un rol de lector o editor obliga a pedir más accesos a mitad del proyecto y retrasa la puesta en marcha. Da el máximo nivel desde el primer día.
- No retirar accesos al terminar. Cuando acabe una colaboración, quita los usuarios en cada herramienta: tarda cinco minutos.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro dar acceso a una agencia a Google Analytics? Sí, si das acceso como usuario a un email de la agencia y nunca compartes tu contraseña. Puedes ver lo que hace y retirar el acceso cuando quieras.
¿Qué permiso necesita una agencia SEO en Search Console? Propietario, el nivel más alto. Así puede gestionar vinculaciones, validar errores y usar todas las herramientas sin depender de ti, y tú sigues siendo el propietario verificado.
¿Pierdo mis campañas de Google Ads si cambio de agencia? No, si la cuenta es tuya y solo está vinculada al MCC de la agencia. Al desvincularla, conservas campañas, historial y facturación.
¿Cuánto se tarda en dar todos los accesos? Unos cinco minutos por herramienta. Con las básicas (Search Console, Analytics, Tag Manager, Google Ads y Business Profile), menos de media hora; el resto, solo si contratas los servicios que las usan.
¿Qué hago si no sé quién es el propietario de mis cuentas? Es más habitual de lo que parece, sobre todo si la web la hizo otra agencia. Una agencia como ARTIC puede ayudarte a recuperar la propiedad verificando el dominio o solicitándola a Google y Meta.
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En ARTIC empezamos cada proyecto B2B con una llamada de onboarding en la que te guiamos en todos estos accesos, paso a paso y en directo. Después, en la primera semana, te entregamos un diagnóstico de tu SEO, tu analítica y tus campañas.
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