Si al teu equip hi ha tasques que “sempre s'han fet així”, fulls de càlcul que algú actualitza a mà, correus que s'envien copiant i enganxant o dades que es repeteixen en diverses eines, és molt probable que ja tinguis processos que es poden automatitzar en una empresa sense necessitat de fer grans canvis ni assumir riscos innecessaris.
La bona notícia és que detectar processos que es poden automatitzar en una empresa no és una qüestió d'intuïció ni de provar eines a l'atzar. És una qüestió de mètode. En aquest article et comparteixo un sistema pràctic i molt aplicable per identificar oportunitats reals, prioritzar-les amb criteri i convertir-les en automatitzacions útils, amb impacte mesurable al dia a dia de l'equip. I si vols anar més ràpid o evitar errors, a ARTIC us podem ajudar a analitzar i executar un pla d'automatització de principi a fi.
Per què no tot s'ha d'automatitzar (encara que es pugui)
Abans de començar a llistar idees, convé fer un aclariment important. Que hi hagi processos que es poden automatitzar en una empresa no vol dir que tots s'hagin d'automatitzar ara ni que siguin prioritaris. Automatitzar sense criteri sol generar més complexitat que beneficis.
El que és intel·ligent és identificar processos que es poden automatitzar en una empresa i començar per aquells que compleixen dues condicions molt clares: impacte real i esforç raonable. Impacte en forma destalvi de temps, reducció derrors o millora de lexperiència, i esforç raonable quant a dades disponibles, regles clares i integracions viables.
A ARTIC solem enfocar-nos en automatitzacions que eliminen friccions entre equips i que ataquen tasques repetitives que, acumulades setmana rere setmana, consumeixen moltes hores sense aportar valor.
Senyals clars que hi ha processos que es poden automatitzar en una empresa
Quan analitzem organitzacions de diferents mides, apareixen sempre els mateixos patrons. Si diversos d'aquests punts encaixen amb el dia a dia, és molt probable que tinguis processos que es poden automatitzar en una empresa amb rapidesa i bon retorn.
- Alta repetició de tasques
- Regles clares del tipus “si passa X, fes Y”
- Molt copiar i enganxar entre eines
- Dependència de recordatoris humans
- Errors manuals recurrents
- Aprovacions i seguiments per email
- Dades repartides entre CRM, ERP, email i fulls de càlcul
Quan aquests senyals es combinen, gairebé sempre hi ha processos que es poden automatitzar en una empresa sense necessitat de grans desenvolupaments ni canvis traumàtics.
Pas 1: fes un inventari lleuger de processos
No cal muntar un projecte gaire gran ni documentar tota l'organització. Per detectar processos que es poden automatitzar en una empresa, un inventari pràctic sol ser suficient.
Comença llistant les àrees principals: vendes, màrqueting, finances, operacions, suport i recursos humans. Després, demana a cada responsable que identifiqui entre cinc i deu tasques repetitives que consumeixin temps, generin errors o depenguin massa de persones.
Per a cada procés, anota allò essencial: què ho inicia, d'on ve la informació, quins passos té, quines eines intervenen, amb quina freqüència passa i quant de temps aproximat consumeix. Aquest exercici, que sol fer poques hores, és molt revelador. De seguida apareixen processos que semblen petits, però que sumen moltes hores al mes.
Així comencen a prendre forma els processos que es poden automatitzar en una empresa amb més impacte.
Pas 2: prioritza amb criteri (impacte vs. facilitat)
Un cop identificats els processos, el pas següent és prioritzar. No tots els processos que es poden automatitzar en una empresa s'han d'abordar alhora.
Una manera senzilla és valorar cada procés segons dos eixos: impacte i facilitat. Impacte en termes destalvi de temps, reducció derrors o millora del servei. Facilitat quant a claredat de regles, disponibilitat de dades i integració entre eines.
Els millors candidats solen ser els que combinen impacte alt i facilitat alta. En molts casos, aquests processos es poden automatitzar en poques setmanes i generen resultats visibles des del primer moment, cosa que ajuda a guanyar confiança interna per continuar avançant.
Pas 3: identifica el tipus d'automatització que necessites
No tots els processos sautomatitzen igual. Escollir l'enfocament correcte és clau perquè l'automatització funcioni i no es converteixi en cap problema nou. A ARTIC solem dividir les automatitzacions en tres grans blocs.
Automatització entre eines (workflows)
Aquest tipus dautomatització és ideal quan el problema està en la manca de connexió entre eines. Formularis, CRM, email, calendaris o ERPs solen funcionar de manera aïllada, obligant a moure informació manualment.
Un exemple típic seria: entra un lead, es crea el contacte al CRM, s'assigna automàticament a un comercial, s'envia un correu electrònic i es genera una tasca de seguiment. Tot passa sense intervenció humana.
A ARTIC implementem aquests fluxos amb eines com Zapier, entre d'altres, sempre adaptant la solució a l'stack real de cada empresa.
Automatització amb intel·ligència artificial
Quan el procés implica interpretar informació no estructurada, la IA sol ser la millor opció. És molt útil per classificar correus electrònics, detectar intencions, resumir missatges o encaminar sol·licituds.
Per exemple: arriba un correu electrònic de suport, la IA detecta el tipus de consulta, crea un tiquet amb etiquetes i proposa una resposta inicial. Això redueix temps de resposta i càrrega operativa.
Automatització de processos interns (ERP i gestió)
Aquest bloc se centra en processos administratius i operatius: facturació, inventari, seguiment de clients o gestió interna. L'objectiu és que el sistema funcioni de manera més autònoma i fiable.
En empreses que usen Holded, per exemple, es poden automatitzar circuits complets de gestió.
Triar bé el tipus d'automatització és clau perquè els processos que es poden automatitzar en una empresa aportin valor real des de l'inici.
Pas 4: valida amb una prova de concepte i mètriques clares
Un dels errors més habituals és automatitzar sense mesurar. Per validar correctament, defineix des del principi mètriques simples: temps estalviat, reducció derrors i velocitat del procés.
Comença per un procés petit però freqüent. És la manera més ràpida de demostrar que els processos que es poden automatitzar en una empresa generen impacte real quan es dissenyen bé.
Checklist ràpid per detectar processos que es poden automatitzar en una empresa
Si respons “sí” a diverses preguntes, probablement ja tens un candidat clar:
- Es repeteix diverses vegades per setmana?
- Té regles clares?
- Hi ha dades duplicades entre eines?
- Es produeixen errors humans sovint?
- Depèn de recordatoris manuals?
- Es pot mesurar el resultat?
Aquest filtre sol treure a la llum molts processos que es poden automatitzar en una empresa de forma senzilla.
Vols fer-ho bé des del principi?
Detectar processos que es poden automatitzar en una empresa és només el primer pas. El veritable valor és dissenyar bé el flux, integrar-lo amb les teves eines reals, documentar-lo i deixar-lo funcionant amb seguiment i millora contínua.
A ARTIC ajudem empreses a identificar, prioritzar i implementar processos que es poden automatitzar en una empresa amb focus en impacte real, dades i resultats mesurables. Des de l'automatització entre eines fins a solucions amb intel·ligència artificial, sempre amb una visió pràctica i orientada al negoci.
